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A gestão da qualidade em arquivo

documentado por encontrosdocumentais, em 28.11.13

O sistema de informação de arquivo e o sistema de gestão da qualidade


A «gestão da qualidade», aparentemente tão distante do domínio da «gestão documental» ou da gestão do sistema de informação de arquivo, veio dar um novo impulso à arquivística oferecendo novas oportunidades de investigação e abordagens associadas à normalização da informação de arquivo e dos procedimentos usados na sua produção.

A responsabilidade pelo sistema de informação de arquivo, segundo a norma ISO 15489:2001, é da competência do arquivista cabendo-lhe, portanto, a definição da política de gestão de documentos na Organização na qual se insere.

O objetivo da nossa comunicação centra-se na análise da potencial articulação do sistema de informação de arquivo com sistema de gestão da qualidade, tendo como referência o estudo desenvolvido no município da Lourinhã entre os anos de 2008 e 2010 que se materializou na dissertação de mestrado com o título «A gestão documental e a gestão da qualidade. O município da Lourinhã».

Reconhecendo-se a importância estratégica da gestão de documentos de arquivo no plano da modernização administrativa e da gestão da qualidade, designadamente em termos de simplificação e normalização de procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de ação refletindo sobre a transversalidade do sistema de arquivo nas Organizações.

Das conclusões do nosso estudo, em primeiro lugar, constata-se que o sistema de gestão da qualidade será mais eficaz quando articulado com a política de gestão documental uma vez que o mesmo assenta nos requisitos da documentação, exigindo também uma «abordagem por processos» (ISO 9001:2008), tal como a Arquivística o defende.

 Em segundo lugar, verifica-se que a sensibilidade do município da Lourinhã para a relevância da gestão documental manifestada sobretudo ao nível da documentação de uso corrente, não esconde, porém, uma cultura administrativa eivada de disfunções de natureza burocrática observadas, desde logo, na morfologia geral do circuito documental e, por outro lado, no próprio processo de integração de novas tecnologias de informação e comunicação.

Assim, constata-se a existência de procedimentos redundantes ao nível da gestão do sistema de arquivo, pelo que defendemos que a componente organizativa não deverá apenas sobrepor-se à vertente tecnológica, ela deveria mesmo antecipar-se à sua implementação.

Por fim, conclui-se que a implementação do sistema de gestão da qualidade acarreta necessariamente a qualificação do sistema de informação de arquivo.


João Filipe Venâncio Leitão


 

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A classificação da informação arquivística

documentado por encontrosdocumentais, em 27.11.13

Mudança de paradigma


Caracterizando-se o Presente pela Sociedade da Informação, à escala global, impõe-se, cada vez mais, a gestão da informação e dos documentos em ambiente digital, assim como a reutilização da informação, quer pela instituição produtora quer por terceiros. A prossecução de objetivos de gestão da informação em rede exige, porém, a normalização e a comunicabilidade da informação entre pessoas, singulares ou coletivas, públicas ou privadas. Este objetivo tornar-se-á possível ou mais facilitado na administração pública portuguesa através da normalização da gestão da informação, materializada num plano de classificação comum aos diversos organismos independentemente do seu nível: central, regional ou local. No entanto, é possível alcançar esse desígnio adotando o critério funcional, assumido pela Arquivística em termos internacionais, de que o melhor testemunho é a norma ISO 15489-2:2001 (NP4438-2:2005). Ao invés, tal não é possível tendo por base o critério orgânico, uma vez que a estrutura orgânica de cada organismo é única, sendo distinta de entidade para entidade, e alvo de constantes mutações.


Tendo assim por referência as funções, a classificação consiste em identificar e agrupar os documentos e a informação de âmbito arquivístico em classes ou categorias de acordo com a estrutura funcional e respetivas subfunções ou atividades das diversas entidades produtoras da administração pública, independentemente da sua natureza. Todavia, a adoção da classificação funcional é complexa, porque assenta na distinção clara entre órgãos, unidades orgânicas ou serviços e funções, quando as unidades administrativas se estabelecem, ou deveriam estabelecer, com base na especialização funcional. Todavia, a classificação baseada nas funções é nitidamente o critério mais estável, sendo tão objetivo quanto o orgânico, uma vez determinadas aquelas. E é também o critério que melhor parece considerar o respeito dos fundos, apesar de ser questionável a utilização do conceito de fundo no contexto da gestão da informação transversal a toda a administração pública portuguesa, como veremos adiante.


Em resposta aos contínuos desafios da modernização administrativa e do e-government, impõem-se novas políticas e instrumentos de gestão da informação e dos documentos arquivísticos, exigência que se estende também aos planos de classificação. Estes, desde há muito que parecem não responder de modo eficaz aos novos desafios, se continuarem a ser considerados apenas como ferramenta de organização e descrição dos fundos documentais. Prova disso é o facto de, ainda hoje, muitos municípios não usarem qualquer plano de classificação na gestão da informação arquivística quotidiana. Pelo contrário, o plano de classificação deverá ser um instrumento-chave na gestão da informação e dos documentos arquivísticos, assim como o reflexo das funções e das atividades em cada Organização. Se era reconhecida a sua importância nos sistemas de informação tradicionais, quando existiam, nos sistemas digitais de informação a classificação constitui um requisito obrigatório e imprescindível.


Com esta intervenção, pretendemos apresentar em traços gerais o novo Plano de Classificação para a Administração Local, de matriz funcional, com a versão 0.2 em curso, o qual será, em conjunto com a Macroestrutura Funcional (versão 2.0) e a Metainformação para a Interoperabilidade (MIP) um instrumento de gestão decisivo para a emergência de um novo paradigma na gestão da informação arquivística da Administração Local, na medida em que considera interinstitucional e transversalmente o universo da Administração Pública. (…)


Carlos Guardado da Silva


mudança


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O tema do 1º encontro

documentado por encontrosdocumentais, em 26.11.13

Sistemas de Informação nas autarquias locais

Apreendendo como propósitos e desígnios científicos a assunção da arquivística como disciplina aplicada da ciência  da  informação,  cujo  objeto  é  a  informação  social  estruturada  em sistemas e admitindo o método quadripolar, apresentamos o mote deste primeiro encontro: Sistemas de Informação nas Autarquias Locais.

Assim, desejamos distinguir o projeto de gestão  integrada  de  sistema  de  informação, particularmente aplicado a autarquias locais, atentos à gestão corrente de municípios e freguesias, enquadrando-o nos desafios lançados pela sociedade e era da informação e do conhecimento e pelas novas diretrizes regulamentares tais como o novo plano de classificação para a administração local.

 

nock nock

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Ao encontro dos oradores .02

documentado por encontrosdocumentais, em 22.11.13

João Filipe Venâncio Leitão nasceu em 1977 no concelho de Cascais.

É licenciado em Antropologia pelo Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa (ISCTE), pós-graduado em Ciências Documentais, na variante de Arquivo, e Mestre em Ciências da Documentação e Informação pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

É técnico superior do Município da Lourinhã desde 2004, onde tem desenvolvido a sua atividade profissional como arquivista e responsável técnico pelo Arquivo Municipal, e colaborado com projetos de modernização administrativa e gestão da qualidade.

É ainda formador na área da arquivística desde 2006, tendo ministrado diversos cursos de formação profissional, alguns dos quais em colaboração com o Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva, dirigidos a técnicos de arquivo e assistentes técnicos da administração pública local, regional e central, e empresas do sector privado.

Integra a bolsa de formadores da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, desde 2008.

Faz parte do grupo de trabalho que elaborou o novo plano de classificação para a administração local.

joaoleitao

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Ao encontro dos oradores .01

documentado por encontrosdocumentais, em 21.11.13

Carlos Guardado da Silva – (1971- …)

Professor do Curso de Mestrado em Ciências da Documentação e da Informação Faculdade de Letras - Universidade de Lisboa.

É licenciado em História, mestre e Doutor em História Medieval e pós-graduado em Ciências Documentais – variantes de Arquivo e Biblioteca e Documentação pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, instituição de que é investigador externo do Instituto de História Regional e do Municipalismo Alexandre Herculano e professor do curso de mestrado em Ciências da Documentação e Informação.

É ainda director do Arquivo Municipal de Torres Vedras, presidente da Comissão Executiva para a Comemoração do Bicentenário das Linhas de Torres Vedras e (co-) autor de cerca de vinte livros e cinquenta artigos, entre os quais se destacam: O mosteiro de S. Vicente de Fora: a comunidade regrante e o património rural: séculos XII-XIII. Lisboa: Colibri, 2002; Eram tantas vezes … Histórias do Cadaval. Cadaval:Câmara Municipal, 2005; Lisboa Medieval: a organização e a estruturação do espaço urbano. Lisboa: Colibri, 2008 (2.ª ed. 2010); Torres Vedras Antiga e Medieval. Lisboa: Colibri; Torres Vedras : Câmara Municipal, 2008.

Faz parte do grupo de trabalho que elaborou o novo plano de classificação para a administração local.

Carlos Guardado da Silva

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O nosso 1º Encontro

documentado por encontrosdocumentais, em 18.11.13

Na senda de mais e melhor serviço publico e procurando habilitar da melhor forma os nossos colaboradores; fomentando um trabalho em rede e parceria com outras realidades semelhantes, o Arquivo do Municipio de Vila de Rei inicia a realização periódica anual de um encontro de capacitação e debate sobre temas pertinentes e atuais que dizem respeito à arquivística, preferencialmente, municipal. Encontros Documentais convidam técnicos e especialistas, académicos e peritos  com nome firmado na área debatendo assuntos considerados importantes quer para a profissão em si quer para os serviços e para o cidadão.


O I Encontro terá lugar no dia 03 de Dezembro de 2013, pelas 14h30, no Auditório da Biblioteca Municipal José Cardoso Pires.


Os convidados desta mesa redonda são o Doutor Carlos Guardado da Silva (Arquivo Municipal de Torres Vedras)  e o Dr. João Venâncio (Arquivo Municipal de Lourinhã) cujo tema é "Sistemas de Informação nas Autarquias Locais".


As respetivas comunicações terão os epítetos: Carlos Guardado da Silva - «A mudança de paradigma na Classificação da informação arquivística na Administração Local» e João Venâncio - «O sistema de informação de arquivo e o sistema de gestão da qualidade»

 

Encontramo-nos lá!

Divulgação

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Ao encontro...de onde estamos

documentado por encontrosdocumentais, em 18.11.13

Sabemos que é no arquivo de cada instituição que se conserva toda a memória da instituição produtora e o património documental, neste caso do município, tornando-o numa fonte de informação preciosa e insubstituível para os serviços da autarquia, munícipes, investigadores, estudantes e curiosos da história local.
O Arquivo do Município de Vila de Rei reúne documentação de grande interesse para a História do Concelho Vilarregense desde o século XVIII até à actualidade. Encontra-se, actualmente, em fase de reestruturação - organização e instalação sendo que, dos cerca de 2500 metros lineares de documentação, 500 já se encontra inventariada.
Paralelamente, está a ser implementado um sistema de gestão integrada de informação /arquivo, sustentado nas novas Tecnologias da Informação e Comunicação e que engloba a fase inicial de produção documental até à fase de arquivo definitivo. Pretende-se a simplificação dos circuitos e procedimentos administrativos permitindo uma maior eficiência no acesso à informação.
Espera o Arquivo do Município de Vila de Rei prestar um importante serviço público tanto no campo da investigação como na preservação da memória do Concelho, através quer da publicação de Instrumentos de Descrição e de estudos na área da história local quer na organização de exposições, projectos com Escolas, Juntas de Freguesia e entidades associativas.

 

http://www.cm-viladerei.pt/

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