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A gestão da qualidade em arquivo

documentado por encontrosdocumentais, em 28.11.13

O sistema de informação de arquivo e o sistema de gestão da qualidade


A «gestão da qualidade», aparentemente tão distante do domínio da «gestão documental» ou da gestão do sistema de informação de arquivo, veio dar um novo impulso à arquivística oferecendo novas oportunidades de investigação e abordagens associadas à normalização da informação de arquivo e dos procedimentos usados na sua produção.

A responsabilidade pelo sistema de informação de arquivo, segundo a norma ISO 15489:2001, é da competência do arquivista cabendo-lhe, portanto, a definição da política de gestão de documentos na Organização na qual se insere.

O objetivo da nossa comunicação centra-se na análise da potencial articulação do sistema de informação de arquivo com sistema de gestão da qualidade, tendo como referência o estudo desenvolvido no município da Lourinhã entre os anos de 2008 e 2010 que se materializou na dissertação de mestrado com o título «A gestão documental e a gestão da qualidade. O município da Lourinhã».

Reconhecendo-se a importância estratégica da gestão de documentos de arquivo no plano da modernização administrativa e da gestão da qualidade, designadamente em termos de simplificação e normalização de procedimentos de trabalho, o arquivista deverá pois alargar o seu campo de ação refletindo sobre a transversalidade do sistema de arquivo nas Organizações.

Das conclusões do nosso estudo, em primeiro lugar, constata-se que o sistema de gestão da qualidade será mais eficaz quando articulado com a política de gestão documental uma vez que o mesmo assenta nos requisitos da documentação, exigindo também uma «abordagem por processos» (ISO 9001:2008), tal como a Arquivística o defende.

 Em segundo lugar, verifica-se que a sensibilidade do município da Lourinhã para a relevância da gestão documental manifestada sobretudo ao nível da documentação de uso corrente, não esconde, porém, uma cultura administrativa eivada de disfunções de natureza burocrática observadas, desde logo, na morfologia geral do circuito documental e, por outro lado, no próprio processo de integração de novas tecnologias de informação e comunicação.

Assim, constata-se a existência de procedimentos redundantes ao nível da gestão do sistema de arquivo, pelo que defendemos que a componente organizativa não deverá apenas sobrepor-se à vertente tecnológica, ela deveria mesmo antecipar-se à sua implementação.

Por fim, conclui-se que a implementação do sistema de gestão da qualidade acarreta necessariamente a qualificação do sistema de informação de arquivo.


João Filipe Venâncio Leitão


 

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