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Ao encontro dos nossos oradores 0.1

documentado por encontrosdocumentais, em 16.03.15

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Cláudia Isabel de Abreu Plácido, licenciada em História, variante de Arqueologia em 1998 e frequentou uma especialização em Museologia na Universidade Lusíada no ano de 2002. Em 2012 concluiu a Pós-Graduação em Ciências Documentais no Instituto Politécnico de Tomar.

Iniciou a sua actividade profissional como docente, tendo em 1996 ingressado no quadro de pessoal da autarquia de Torres Novas, exercendo funções desde então na área da cultura e da museologia, em particular.

Com experiência na investigação de história local, produção, concepção e montagem de exposições, inventariação de espólios, tratamento de documentos gráficos, actividades de serviço educativo entre outros, atualmente faz parte da equipa do Arquivo Municipal de Torres Novas, desempenhando funções transversais às vertentes de arquivo histórico e arquivo intermédio daquele serviço.

 

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Mário Samuel Timóteo Gaivoto Gil, licenciado em Engenharia Informática pela Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Leiria é, desde 2011, Chefe da Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa, da Câmara Municipal de Torres Novas.

Responsável pela gestão dos sistemas de informação do Município, tem coordenado nesse âmbito a implementação de projetos de modernização tecnológica e administrativa, com especial incidência, mais recentemente, nas vertentes da comunicação, desmaterialização e gestão documental.

Desde 2004 coordenou a equipa de informática daquela Câmara no desenvolvimento de vários projetos nessa área, fazendo ainda parte, de 2005 a 2007, do grupo de supervisão técnica do projeto “Médio Tejo Digital”, para a informatização, novas tecnologias e e‐government nas câmaras municipais da região.

Particularmente, desenvolve desde 2008 actividade de formador em várias disciplinas de  informática, como “Arquitetura de redes”, “Sistemas de segurança” e “Projetos informáticos”, tendo também vários trabalhos realizados na área do webdesign, bem como em sistemas de gestão de conteúdos online e bases de dados na Cloud.

 

Resumo

Palavras-chave

Desmaterialização – plano de classificação – software de gestão documental

Em 2013, a autarquia de Torres Novas implementou um projeto de desmaterialização documental enquadrado numa estratégia de adoção de mecanismos e ferramentas que permitissem concretizar medidas de modernização, com vista à redução de custos e melhoria de eficiência e eficácia dos seus serviços.

A execução do projeto foi da responsabilidade da Divisão de Tecnologias, Comunicação e Modernização Administrativa, que perante a necessidade de implementação de um plano classificador documental a ser utilizado por todos os funcionários da autarquia, na lógica de que cada indivíduo é produtor de documentos, solicitou a colaboração do Arquivo Municipal na acção, que perante o que lhe era pedido logo propôs a adoção do Plano de Classificação v01, descartando-se a hipótese de continuação de utilização do plano de classificação à data em vigor, de lógica orgânico-temática.

Assim, em julho de 2014, foi determinado que “… todos os serviços e trabalhadores da autarquia adotem as ferramentas informáticas de gestão e digitalização documental (ATE – Documentos e Atendimento), em conjunto com a Intranet Autárquica, para a criação, registo, despacho e circulação de todos os novos documentos e processos, produzidos a partir desta data. Exceptuam-se os casos dos documentos e processos cujas aplicações informáticas de gestão não estejam dotadas das condições técnicas (arquivo documental e workflow) que permitam a implementação destas componentes, ou cujas características físicas (tamanho ou formato) não permitam o seu tratamento digital.” (in Despacho do Gabinete Apoio à Presidência nº17/2013, de 08 de julho).

Atualmente, a maioria dos documentos em circulação na autarquia são documentos electrónicos ou digitais, quer nos estejamos a referir aos entrados nos serviços, aos produzidos internamente ou aos expedidos para o exterior. A heterogeneidade existente na coexistência de documentos digitalizados, maioritariamente os entrados, e documentos nano-digitais, quase a totalidade dos produzidos, a par de outros que forçosamente ainda transitam em formato papel é um desafio permanente no campo da gestão, da preservação e da recuperação da informação.

O modo como implementámos a utilização do plano de classificação, que passou quer pela explicação dos pressupostos da MEF, pela apresentação do Pv.01 e formação prática na aplicação do mesmo aos funcionários da autarquia; as dificuldades com que nos deparámos, desde a recusa em trabalhar com a aplicação informática, a não classificação dos registos ou a não utilização de todos os níveis de registo; e as nossas perspectivas futuras são as questões que gostaríamos de partilhar num contexto de reflexão conjunta.

Numa altura em que estamos a avaliar a experiência e a aferir a adaptação dos serviços a uma nova metodologia de trabalho, ponderamos a introdução de elementos corretivos que possibilitem uma maior facilidade de utilização e recuperação de informação, bem como o incremento de um mecanismo de gestão documental fiável, ágil e simplificador do trânsito documental digital e da sua preservação.

 

 

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